Pencatatan Kematian (KBRI Tokyo)

Layanan pencatatan kematian merupakan salah satu prosedur konsuler penting bagi WNI ketika ada keluarga atau kerabat yang meninggal dunia di wilayah yurisdiksi KBRI Tokyo. Pencatatan ini diperlukan untuk penerbitan Surat Keterangan Kematian, yang nantinya dibutuhkan untuk keperluan administrasi kependudukan di Indonesia maupun proses repatriasi jenazah/abu ke tanah air.

Berikut rangkuman prosedur dan persyaratan yang dapat dimuat di portal web Diaspora:

1. Persyaratan Dokumen Utama Untuk memproses Surat Keterangan Kematian, pemohon/perwakilan keluarga umumnya diminta menyiapkan:

Formulir Permohonan: Mengisi formulir pelaporan/pencatatan kematian dari KBRI Tokyo.

Surat Keterangan Kematian dari Pihak Jepang (Shibou Todoke Kisai Jikou Shoumeisho / 死亡届記載事項証明書): Diterbitkan oleh kantor kelurahan/balai kota (Kiyakusho/Shiyakusho) setempat.

Sertifikat Medis Kematian (Shibou Shindansho / 死亡診断書) dari dokter atau rumah sakit tempat almarhum dinyatakan meninggal.

Paspor Asli Almarhum/Almarhumah: Untuk keperluan pembatalan (cancellation) paspor.

Kartu Izin Tinggal Asli (Zairyu Card) Almarhum/Almarhumah.

Fotokopi KTP / Paspor Pemohon/Pelapor (keluarga, perwakilan perusahaan, atau pihak penjamin).

Surat Izin Kremasi/Pemakaman (Kasou Kyokasho / 火葬許可書) dari otoritas Jepang (jika jenazah dikremasi/dimakamkan di Jepang).

2. Ketentuan Tambahan (Pemulangan Jenazah / Abu ke Indonesia) Jika jenazah atau abu jenazah akan direpatriasi ke Indonesia:

Untuk Jenazah Utuh:

Surat Keterangan Pengawetan Jenazah (Embalming Certificate).

Surat Keterangan Peti Mati dari pihak pengurus pemakaman (Undertaker/Funeral Home).

Surat Bebas Penyakit Menular (Certificate of Non-Infectious Disease) dari otoritas kesehatan terkait.

Untuk Abu Jenazah (Ashes):

Surat Bukti Kremasi (Certificate of Cremation).

Surat Keterangan Kemasan Abu dari pihak pengurus/krematorium.

3. Alur Pengajuan Pelaporan Mandiri / Kontak Darurat Konsuler: Segera hubungi hotline darurat Satgas Perlindungan WNI KBRI Tokyo saat peristiwa kematian terjadi untuk mendapatkan panduan awal.

Pengurusan Dokumen Lokal di Jepang: Laporkan kematian ke Shiyakusho setempat untuk mendapatkan Shibou Todoke Kisai Jikou Shoumeisho.

Pengajuan ke KBRI Tokyo: Unggah/serahkan berkas dokumen sesuai instruksi portal konsuler KBRI Tokyo.

Penerbitan Surat Keterangan: KBRI Tokyo akan memverifikasi berkas, membatalkan paspor almarhum, dan menerbitkan Surat Keterangan Kematian resmi dalam bahasa Indonesia.

(Catatan: Pastikan untuk selalu memeriksa pembaruan sistem registrasi daring langsung di portal Portal Konsuler KBRI Tokyo sebelum penyerahan berkas).